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좋은 바이어를 만나기 위한 부스 마케팅(5)
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바이어별 맞춤 환대가 계약 성사의 성패를 좌우한다
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성공적인 부스 마케팅의 한 방법으로 환대가 중요하다고 설명한 바 있다. 참관객에 대해 어떻게 환대하는 것이 좋을까? 환대에는 부스내 환대, 외부행사, 후원 또는 일대일 접대가 있을 수 있다.
부스내 환대는 캔디나 팝콘 기계 등을 구비하는 것과 같은 단순한 것일 수 있다. 그러나 오해하지 말아야 할 것은 이러한 환대가 즉각적으로 많은 방문객을 끌어들일 수 있도록 생각하는 것이다. 사실, 많은 방문객들은 부스 앞쪽에 놓인 캔디 등을 집고 계속 걸어간다. 그러나 이를 부스 뒤 테이블에 쿠키 접시나 커피 컵을 놓는다면 캔디 등은 이야기를 할 수 있는 좋은 보완재이다. 이것은 당신의 설명을 더 친절하고 방문객을 편안하게 만들어준다.
특히 식품산업의 전시 참가자들의 경우에 식품과 음료를 제공하는 것은 단지 환대일 뿐만 아니라 그 방문객들은 그들의 제품을 시식, 시음해 볼 수 있는 기회이며 전시 참가자에게 피드백을 줄 수 있다. 따라서 전시 참가자들은 샘플을 한입에 먹을 수 있는 조각으로 작게 자르고 접시에 보기 좋게 담음으로써 식욕을 돋우는 진열을 해야 한다. 사람들이 시식을 기다리는 동안에, 전시참가자는 샘플에 관한 정보 또는 흥미로운 정보를 제공하는 것이 좋다.
독립적인 환대 행사는 조금 더 규모가 있고, 사전에 짜임새 있는 준비를 필요로 한다. 예컨대 전시참가자는 특정 참관객 또는 바이어와 더욱 심도 있는 대화를 위해 참관자를 전시회장내 별도의 접대용 시설(접대용 특별 공간)로 초대하는 것이다. 또한 전시회 저녁에 리셉션이나 연회와 같은 환대행사 등을 고려할 수 있다. 많은 전시회 주최자가 전시 개최기간 중 리셉션을 개최한다. 공식적으로는 전시회 참가자와 전시회 주최자로부터 초대받은 바이어 및 관련 산업 종사자들이 참석할 수 있다. 또 전시회장 안에는 VIP룸 또는 바이어 상담공간이 제공되기도 한다. 이곳에서는 다과 등은 물론 상담할 수 있는 편한 의자 등을 제공한다. 이러한 공간을 충분히 활용하는 것도 참관객과 바이어에게 좋은 기억을 남기는 환대 중 하나이다.
일대일 접대는 중요한 바이어에게 제공하는 보편적 환대이다. 그러나 전시회에서 많은 바이어와 참관객을 대상으로 이러한 접대를 제공할 수는 없다. 이러한 종류의 접대에 소요되는 비용은 매우 충격적으로 비싸다. 그러나 긍정적으로 보면 일대일 접대는 방문객을 더 잘 알 수 있는 좋은 기회가 된다. 따라서 사전에 예산을 세우고 꼭 필요한, 그리고 제한된 바이어와의 일대일 접대는 매우 중요할 것이다. 환대를 위한 식사시간을 통해 참가자는 바이어와의 식사시간에 서로에 대한 충분한 이해를 위한 시간을 가질 수 있다.
흥미로운 장소, 오락, 맛있는 음식이 많은 참관객을 보장하지는 않는다. 신중하고 잘 조직된 프로젝트가 필요하다. 이러한 것에는 인쇄 초대장, 신문 광고, 무역잡지에 삽입되는 초대장, 판매 전화 혹은 부스에서 개인적으로 제공되는 초대장 또는 선호 자리를 제공하는 VIP 초대장 등이 있다.
초대장은 행사의 시각적인 프리뷰이기 때문에 전문적으로 보여야 한다. 또 좋은 품질의 종이에 인쇄되어야 하고, 잘 쓰여야 하며, 방문객의 관심을 끌 수 있어야 한다. 초대장에 배우자를 포함하는 것도 사려 깊은 고려 중 하나이다.
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게재일자
2011/10/27
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