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홍변호사와 함께하는 법|률|칼|럼
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이번 칼럼에서는 지난 호에 이어서, 국제거래와 관련하여 분쟁이 발생하는 경우 향후의 분쟁절차에서 증거가 될 각종 문서, 증인 등의 확보 및 관리 방안 등에 대하여 알아보고자 한다.
국제거래 분쟁발생시 사전 준비사항
먼저 해당 분쟁 건과 관련된 주요 임직원이나 기타 증인이 될 수 있는 사람에 대하여는 향후 분쟁에 대비하여 사전적인 확보 및 관리가 요구된다.
우선 현직 임직원 그들의 직장 내 관리자를 통하여 해당 임직원이 증인으로서 필요하게 될 수 있음을 고지하여야 하고, 이를 위하여 관리자가 해당 임직원에게 분쟁 건에 협조하도록 이메일을 보내는 것 등이 유용한 방법이 될 수 있다.
무엇보다도 해당 임직원이 자신의 관리자가 자신에게 주어진 부담을 이해하고 있고 자신이 분쟁 건에 협조하는 것이 허용되고 권장되고 있다는 확신을 가지도록 해야 한다.
또한 분쟁 건을 담당하였던 전직 임직원에 대하여는, 그들이 장래 증인으로서의 진술할 수 있도록 사전 동의를 확보하여야 하고 만약 불가피한 경우라면 최소한 이들이 상대방을 위해 협조·증언하지 않도록 최선의 노력을 다하여야 한다.
또한 분쟁 건에 관련된 임직원이 퇴직하는 경우에는 충분한 사전통지를 통하여 그들의 관리자가 해당 임직원과의 협의를 통하여 향후 여하한 분쟁 발생 시 협조하겠다는 퇴직 약정(Departure Terms)을 협상해 내도록 해야 한다.
나아가 이들 퇴직 임직원으로부터 그가 분쟁 건과 관련하여 보유하는 문서와 기록을 확보하여야 함은 물론이다.
이러한 증인과 더불어 소송이나 중재절차에 있어 서면증거로서의 문서의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않다. 따라서 분쟁개시 시에는 모든 가능한 원천으로부터 분쟁과 관련된 문서자료를 모아 확보하는 것이 매우 중요하다.
이를 위한 구체적인 조치로써는 회사의 모든 관련 임직원들에게 적절한 방법으로 통지를 보내어 분쟁과 관련된 문서가 보존될 수 있는 조치 취하여야 한다 (이를 통상 문서보유조치Document Detention Notice라 한다). 일반적이고 용이한 방법은 관련 임직원에게 해당 프로젝트 또는 계약에 관련된 문서를 보유하도록 요구하는 이메일 보내는 것 등이다.
여기서의 ‘관련’된 문서는 분쟁이 일어난 프로젝트 또는 계약에 관한 모든 범주의 문서가 관련 문서로써 보존되어야 할 문서이다.
상대방과의 문서, 제3자와의 문서, 내부적 문서 여부를 불문하며 서신, 이메일, 브리핑 노트, 회의록, 개인적 메모나 노트, 작업 서류(working papers) 여부를 불문한다.
마지막으로 메타데이터(Metadata) 관리의 중요성에 대하여 지적하고자 한다. Metadata란 전자문서의 숨은 정보(작성자, 작성일자, 편집자, 편집일자, 편집내용 등)로서 이러한 데이터는 상당한 추가 비용을 들여 언제든 수집되어질 가능성이 있음을 염두에 두어야 한다.
따라서 상대방과의 교신 시에는 Metadata를 제공하지 않도록 특히 주의하여야 하고, 이를 위하여 이메일 등을 통하여 문서를 보내는 경우 전자문서를 PDF파일로 전환하여 보내는 것이 오늘날 많이 애용되고 있다.
약력
*서울대학교 법과대학 졸업
*전 서울지방법원 판사
*전 김앤장 법률사무소
*현 법무법인 원 변호사 ☎ 02-3019-3953, yhhong@one21.co.kr
(기업자문, M&A자문, 해외투자업무, 국제중재)
*미국 뉴욕주 변호사
*농수산무역대학 4기 수료
*현 (사)한국농수식품무역협회 고문변호사
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게재일자
2012/2/17
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